Бизнес в деталях: практические советы предпринимателям
Есть внешний успех — новые рынки, инвестиции, модели продаж. Но за этим фасадом по-прежнему стоит рутина, и от того, насколько эффективно руководитель с ней справляется, зависит прибыльность компании. Как оптимизировать утомительные действия, не упустив важные детали?
Фото: Pixabay.com
Как оптимизировать утомительные действия, не упустив важные детали, рассказывает Inc.
Автоматизировать учёт товаров и услуг
Ситуация:
Предприниматель установил онлайн-кассу, но товароучёт пока не автоматизировал. Из-за этого работать сложно: нужно отслеживать сроки хранения, всё время проверять остатки и смотреть, не изменились ли закупочные цены. Если меняются, вручную пересчитывать отпускные цены, чтобы не торговать себе в убыток.
Решение:
Купить товароучётный сервис и интегрировать с онлайн-кассой. Программа знает, сколько продано, и сама пересчитывает остатки. А если меняются закупочные цены, она об этом предупреждает, чтобы предприниматель изменил отпускные и отправил данные на кассу.
Упростить составление налоговой отчётности
Ситуация:
Предприниматель решил, что справится без интернет-отчётности: раз в год заполнить и сдать декларацию — не так уж и сложно. Затем выяснилось, что нужно составлять акты и договоры, вести учёт, отслеживать расходы и доходы. Когда начал работать с физическими лицами и установил онлайн-кассу, стало ещё сложнее. В самый ответственный момент, когда поставщик подвел и нужно было срочно искать нового, чтобы поставить товар в срок, пришла отчётность. А самому составить декларацию и отправить в налоговую — минимум день работы.
Решение:
Перейти на онлайн-бухгалтерию. Благодаря интеграции с банком в сервисе видны все платежи, сумма выручки в конце смен — отчётность составляется сама и уходит в налоговую через интернет. Ещё программа сама рассчитывает налог и уменьшает его на величину взносов, чтобы предприниматель не заплатил лишнего.
Обезопасить себя от недобросовестных контрагентов и мошенников
Ситуация:
За месяц до Нового года, в самый аврал, у предпринимателя ломается оборудование. У постоянного поставщика слишком большой срок доставки — бизнесмен заказывает оборудование у незнакомой фирмы. Перевёл деньги, а контрагент пропал: трубку не берёт, на сообщения не отвечает. В итоге потеряны и время, и деньги.
Решение:
Работать только с проверенными партнёрами. Чтобы не искать информацию по разным реестрам, можно подключить специальный сервис. Он показывает, всё ли хорошо у контрагента с деньгами, не начата ли по нему процедура банкротства, в каких судебных разбирательствах он участвует и в какой роли.
Вести документооборот без гор бумаг и курьеров
Ситуация:
Предприниматель ведёт документооборот на бумаге: контрагентов пока немного. В 2020 году из-за пандемии он наконец прокачал свой сайт и сделал доставку. Появились клиенты в соседних регионах — начались сложности с документами. Договоры и акты теряются, из-за ошибок в бумагах приходится отправлять весь пакет заново, сроки увеличиваются вдвое. А курьерская доставка стоит дорого.
Решение:
Перейти на электронный документооборот и предложить партнёрам то же самое. Теперь предприниматель получает подписанные документы от клиентов за один день вместо месяца. В сервисе видно, когда они получены и подписаны второй стороной. Получается, уже на следующий день товар можно отгружать. Сделки проходят за несколько дней, объём оборотных средств растёт. Бухгалтер говорит, что теперь сверяется с контрагентами за час-другой вместо недели, а с вычетами по НДС стало всё просто и прозрачно.
Тратить меньше времени на торги
Ситуация:
Предприниматель занимается мебелью уже восемь лет. Решил поучаствовать в госзакупках, но не очень удачно: дважды проиграл, а потом всё время пропускал подходящие тендеры. Бросил, но товарищ ему повторял, что зря он так быстро сдался, просто надо автоматизировать процесс.
Решение:
После подключения к сервису помогли справочные материалы: с чего начинать, на что обращать внимание при выборе закупок. Предприниматель один раз настроил шаблон поиска, и теперь подходящие закупки приходят ему на почту. В рискованных тендерах он больше не участвует: сервис анализирует поставщиков и подсказывает, когда шансы есть, а когда заказ, скорее всего, уйдёт не ему. Если раньше он назначал свою цену интуитивно, то сейчас ориентируется на статистику, и его предложения конкурентны.
