Секреты найма: как найти идеального личного помощника

Когда времени на всё не хватает, а задач становится всё больше, наличие надёжного личного помощника становится не просто удобством, а необходимостью. Валентин Василевский, консультант по управлению бизнесом, рассказывает, каким должен быть хороший личный помощник

Ассистент не только разгружает от ежедневных административных обязанностей, но помогает оптимизировать рабочие процессы. Поиск подходящего кандидата, способного соответствовать высоким требованиям и динамике работы руководителя, требует особого подхода и понимания того, что именно делает помощника идеальным. 

Я расскажу, какие качества и навыки наиболее важны при выборе личного помощника. А также поделюсь проверенными стратегиями успешного найма.

Каким должен быть хороший личный помощник?

Найти качественных сотрудников всегда сложная задача, особенно когда речь идет о личных помощниках.

Ассистент должен быть умным, IQ выше среднего, лучше сильно выше. Плюс к этому опытным — умненький студент, который не сталкивался с реальными рабочими ситуациями и проблемами будет учиться на ошибках, а для вас это потерянные деньги, время и главное нервы. Если у вас небольшой бюджет и есть терпение и готовность воспитывать студента, то это возможный вариант. 

Старайтесь найти максимально сообразительного, ответственного — лучше гипер ответственного и системного человека. Дальше берите его на все ваши встречи, Zoom-созвоны — он должен ходить за вами «хвостиком». Во время встреч сразу делегируйте ему мелкие вопросы и просите его писать личные выводы по встрече —  что нового он узнал, что было интересным, что было непонятным. Так вы будете видеть, как он учится и насколько быстро вникает в ваши дела. 

Самые лучшие ассистенты те, которые любят учиться. Привлекайте их возможностью внутреннего и внешнего обучения, роста профессионализма. Обращайте внимание насколько человек ценит обучение и официальные подтверждения — сертификаты, дипломы.

Если есть возможность найти опытного ассистента с такими качествами — это большая удача. Но обращайте внимание на то, почему он ушёл с прошлого места — вряд ли хорошего ассистента уволят, обычно они стабильно работают многие годы. Такой человек может попасть на рынок труда только если бизнес обанкротился или что-то случилось с руководителем.

Как я нашёл бизнес-ассистента?

Чтобы найти ассистента, для начала нужно понять, чего вы от него ждёте, потому что есть разные категории ассистентов:

Поэтому для начала нужно понять, какой ассистент вам нужен. И исходя из этого уже описывать вакансию и отбирать кандидатов. 

Мы искали помощника стандартно — сформировали воронку. У нас есть описанная должностная инструкция ассистента. И мы чётко понимали, какие обязанности будут у человека. Второй момент — мы размещали наши объявления на различных ресурсах и чатах. 

Далее кандидаты заполняют короткую анкету, в которой мы формулируем некоторые ситуации и узнаём детали в отношении прошлых мест работы. Также задаём вопросы по типу: «У вас есть задача назначить встречу с тремя партнерами, которые находятся в трёх разных часовых поясах. Например, часовой пояс Калифорнии, Испании и Казахстана. Какое время вы предложите для встреч?» Такие элементарные, на первый взгляд, вопросы помогают отсеять сразу ребят, которые не могут быстро сообразить, как подобрать правильное время. Такой простой вопрос может сразу показать неподходящий результат. 

После этого общение с рекрутером и тестовое задание. Оно тоже формируется на базе нашей должностной инструкции. Последнее тестовое задание было связано с подготовкой вариантов проживания в одной из стран, куда собирались основатели. Иногда это может быть стандартное задание, например, какие-то даты поездки, подобрать отели на 3 дня, например, в Испании. 

Такое задание обычно занимает пару часов, мы его не оплачиваем, но оно сразу показывает, насколько человек быстро и правильно воспроизводит инструкции и делает согласно им  задание. Для ассистента очень важно, чтобы он следовал описанным правилам. Если ассистент не воспроизводит какие-то правила, то это создает ненужные действия для руководителя. Уже после тестового задания мы выводим наших кандидатов на обучение. 

Перед тем, как давать кандидату первые задания, мы обучаем его тому, как правильно работать с руководителем. Есть задания по каждому пункту должностной инструкции, по каждой функции с проверкой того, насколько воспроизвел человек этот пункт, как бы он это выполнил. А также проводим обучение стандартным функциям компании, сервисов, подготовке рабочего места и так далее. Всё это обучение он проходит, после этого уже поступает на испытательный срок и начинает выполнять задание. 

На каких ресурсах стоит искать личного помощника?

Первый, самый стандартный, это обычная воронка через сайты работ. Например, через HeadHunter или подобные сайты. Второй способ — есть специализированные чаты в Телеграме, в которых состоят именно бизнес-ассистенты. Также есть боты, в которых также можно размещать вакансии и там получать отклик. 

Третий вариант — это специализирующиеся фирмы, эксперты, которые занимаются именно наймом ассистентов. В каждой стране, я думаю, есть такой подрядчик, который ищет личных помощников. 

Каких помощников сложнее всего найти?

Сложнее всего найти ассистента, который будет хорош сразу в нескольких критичных вопросах:

Обычно ассистент может работать удаленно, даже жить в другом часовом поясе. А если же он должен жить в одном городе с руководителем, то задача сильно усложняется. Некоторые ассистенты посвящают большую часть своей жизни постоянно следуя за руководителем в поездках — конечно же это дорогое удовольствие, а поиск и обучение такого ассистента может занять годы.

В любом случае любому руководителю нужен ассистент и навыки поиска и работы с ним нужно развивать как можно раньше. Если это сделать, поверьте, упроститься как ваша личная жизнь, так и работа.