Метод планирования, который поможет сэкономить несколько часов в неделю

Рахул Вохра, основатель и CEO электронной платформы Superhuman, предлагает решение — использовать поэтапный метод планирования, передает Rusbase.

«Любой, кто занимал руководящую должность, сталкивался с этой проблемой, — говорит он. — Встречи один на один будут случайным образом распределены в течение недели, а групповые совещания происходят всякий раз, когда все свободны, и у людей мало времени, чтобы сосредоточиться и вдумчиво поработать. Это полностью противоречит осознанному управлению компанией».

Как это работает

Понедельник зарезервирован для встреч один на один, а общие собрания проводятся по вторникам и/или средам. 

«Если вы управляете группой, проводите общие собрания по средам, а личные — по вторникам, — говорит Вохра. — Если у вашей группы есть свои подчиненные, пусть они планируют общие собрания на вторник, а встречи один на один — на понедельник. И если подчиненные также управляют группами, их встречи тоже можно перенести на другой день».

Преимущества

Применение поэтапного календаря в планировании имеет ряд преимуществ. Во-первых, информация и знания могут перемещаться внутри компании быстро и эффективно.

«Небольшая организация может быстро реагировать на ситуацию и исправлять ее, но по мере роста компании информация распространяется все медленнее. Если есть срочная проблема, ее можно обсудить один на один в понедельник, а при необходимости — решить с руководством уже в среду. Для получения информации требуется самое большее — два дня».

Еще одно преимущество — в том, что проблемы часто решаются на ходу, экономя время руководителя. «Например, на собрании группы в среду вы можете услышать: "эта проблема возникла в понедельник, мы коллективно обсудили ее во вторник, и вот решение, которое мы предлагаем", — рассказывает Вохра. К тому времени, как я получаю информацию, у них обычно уже есть решение».

Когда вы чередуете собрания, у вас остаются свободные дни для сосредоточенной работы. У руководителя остаются понедельник, большая часть среды и весь четверг и пятница, чтобы выполнять задачи, с которыми могут справиться только они и которые требуют полной концентрации. В первую очередь календарь предназначен для топ-менеджеров, но Вохра говорит, что вся компания выиграет от такой схемы.

Если проблема возникла в нерабочий день, определите, действительно ли она срочная или ее можно делегировать.

«Я подсчитал, что этот метод добавляет 10 часов продуктивного времени к моей неделе, — говорит Вохра. — Я получаю не только целые дни для работы, но и те пять-десять минут между встречами, которые я теряю, когда они распределены по всей неделе. Эти минуты съедают весь день. Когда вы придерживаетесь графика, вы не теряете их».