«Главбух»: Хранение документов

На волнах Business FM новый выпуск проекта «Главбух». Лолита Закирова, директор компании Axisа, которая занимается бухгалтерским аутсорсингом, рассказала о преимуществах электронного документооборота

Зачем нужны документы в бумажном переплете в век цифровизации?

- Да, век цифровизации, но к сожалению, еще много документов у нас хранится в бумажном переплете. В 2020 году было запущено очень много сервисов по хранению и ведению документооборота в цифровом формате. Однако здесь играет человеческий фактор: многие не готовы переходить к новому формату. Надеюсь, что в будущем чиновники придумают какой-то законопроект, где будут представлены льготы для бизнесменов, которые перешли в цифровой формат.

Самый главный ресурс – это время. Переход на электронный документооборот позволяет сэкономить время.

Насколько безопасна облачная бухгалтерия?

- Наша компания напрямую работает с компанией Uchet. Все данные хранятся на их серверах. У Uchet есть отдельная система защиты, которую проверяют госорганы. Мы подписали контракт, в котором Uchet гарантирует защиту от несанкционированного доступа. Данные каждый день архивируются. При необходимости сможем восстановить копии.

Мы пробовали работать с компаниями по системе удаленного доступа, однако, не у всех клиентов есть возможность использования этих систем. Становится физически невозможным оказывать качественные услуги. Таким образом, у всех наших клиентов учетная база хранится в облаке.

Сколько времени нужно хранить документы на бумажном носителе?

- Нужно понимать о каких документах идет речь? Например, учредительные документы должны быть всегда.

Кадровые документы, документы по расчету заработной платы - есть определенный долгий срок хранения таких документов (десятки лет).

Зачастую наша работа с предпринимателями начинается с восстановления базы документов. Бизнесмены понимают, что архивация – это очень удобно.

Если есть беспорядок в документации – это просто неудобство или проблемы, которые могут возникнуть при налоговой проверке?

- Это просто неудобство. Однако если придет запрос с налоговой, а вы не сможете на него быстро ответить, то начнутся проблемы. Правильная архивация помогает рассортировать и оставить только нужные документы.

Вы сказали, что учредительные документы следует хранить особенным образом. Расскажите подробнее…

- Если говорим про Устав и вообще все документы, которые связаны с функционированием основных вопросов в вашем юридическом лице, то такие документы лучше хранить отдельно, желательно в сейфе. Для операционной работы вы можете сделать отсканированные копии этих документов, можно нотариально заверенные.

Документация по заработной плате, ликвидация компании – есть определенные требования, когда такую документацию нужно сдать в архив. Документы должны быть правильно прошиты.

Вы можете получить консультацию и обратиться за бухгалтерскими услугами непосредственно в компанию AxisA. Контакты: +77004470044.