«Меня подставил бухгалтер!»: памятка для собственников бизнеса

Фиктивные больничные и манипуляции с заработной платой, преступный сговор с контрагентами и вывод средств на счета подставных лиц — в интернете полно «страшилок» о том, как бухгалтер может обмануть и обокрасть владельца бизнеса

Цифровизация всех процессов делает традиционные мошеннические схемы все более трудными в реализации. А если речь конкретно о малом бизнесе, то вещи вроде «начислить зарплату несуществующим сотрудникам и присвоить ее себе» вряд ли могут пройти незамеченными. 

Но все-таки есть ряд довольно распространенных сценариев, как бухгалтер может подставить собственника. 

Потеря базы и возможное вымогательство

Сегодня один из главных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него.

Это значит, что если вас не устроит работа такого специалиста или вы решите расстаться с ним по другой причине, он может попросту не отдать вам учетный регистр или начать спекулировать и вымогать деньги. 

Оставшись без базы, вы будете вынуждены восстанавливать весь учет — представьте, что это такое, если за год у компании были сотни операций на сумму в несколько десятков миллионов. 

Как этого не допустить? 

Использовать облачную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на одного сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все уведомления должны приходить вам на почту.

А чтобы максимально обезопасить себя при расставании с бухгалтером, можете поменять пароль в ночь перед его увольнением.  

Переплата налогов и другие ошибки

Бизнес может страдать не только от злонамеренных действий бухгалтера, но и от его невнимательности, некомпетентности, банальной лени или страха. В итоге вы можете платить гораздо больше налогов, чем должны.

Бывает, что бухгалтеры просто ошибаются в исчислении налогов. А иногда сознательно действуют по принципу «я лучше переплачу, а то налоговая придет и доначислит» или «зачем мне заморачиваться и оптимизировать НДС — это же не мои деньги». 

Или, к примеру, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, часто даже не задумываться о том, чтобы официально оформить командировочные или представительские расходы вроде похода в ресторан на деловую встречу. 

Есть еще много возможных проблем из категории «человеческий фактор». Бухгалтер работает с цифрами, и если что-то мешает сосредоточиться — проблемы дома, заболел ребенок, — можно легко начать делать ошибки. Можно два раза отправить один и тот же платеж — скажем, на миллион. И потом придется его возвращать. 

Что делать, чтобы не терять деньги? 

Часто проблемы возникают из-за отсутствия коммуникации или из-за того, что директору и бухгалтеру некомфортно друг с другом. Поэтому важно выстраивать отношения на понимании и не обесценивать труд такого сотрудника — электронный документооборот не происходит сам собой, и по сравнению с началом нулевых объем работы у бухгалтеров вырос вдвое. 

Также важно помнить, что человеку свойственно ошибаться, особенно если мысли заняты личными проблемами. Если вы знаете, что у вашего бухгалтера сложный период, лучше перепроверить все за ним.

А чтобы свести риски к минимуму, лучше не давать бухгалтеру ключ доступа к системе «Клиент-Банк» и подписывать документы самостоятельно с помощью мобильного — это легко и быстро. 

Еще одна полезная мера — внешний аудит, который можно проводить раз в квартал, чтобы держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (или вовремя выявлять и исправлять ошибки). А если нет возможности нанять внешнего консультанта, можно самому иногда залезать в собственную базу (как минимум, нужно знать, где она лежит).  

Откровенное воровство

Как правило, больше воруют снабженцы — те, кто непосредственно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и видит их уже постфактум. 

И в целом сейчас откровенное воровство встречается все реже. Но если бухгалтер пользуется полным доверием, самостоятельно проводит все платежи и сдает отчетность, теоретически у него есть возможность вывести часть средств на свое ИП или ООО, «нарисовать» отчет и подделать выписки, чтобы вы ни о чем не узнали. 

Как не стать жертвой?

Запрашивать сверки с налоговой, чтобы знать, есть ли у вас долг и когда он возник. 

Настроить получение уведомлений о сдаче отчетности. 

Читать и самостоятельно подписывать документы — в частности, о выплате премий. Не нужно давать человеку возможность и повод воровать.        

И — опять же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке. 

Корыстное использование информации о вашем бизнесе

Бухгалтер — тот человек, который знает о вашем бизнесе практически все, поэтому многие опасаются, что он может «слить» информацию конкурентам или использовать сведения о деятельности вашей компании, чтобы открыть собственную.

В действительности «слить» информацию может любой сотрудник — это опять же тот самый человеческий фактор. А вот беспокоиться о том, что бухгалтер сам создаст фирму-конкурента, вряд ли стоит. 

У бухгалтера особое мышление — он «живет прошлым», работает с фактами, которые уже свершились. И человек, который согласен и готов считать чужую прибыль, должен иметь очень развитую предпринимательскую жилку, чтобы организовать и вести бизнес самостоятельно. Такое встречается редко.    

Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?

Первое, что должно вас насторожить, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек или заглавных букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той самой педантичности (в хорошем смысле), которая важна для человека такой профессии. 

Если на собеседовании вы понимаете, что человек вам неприятен и с ним тяжело общаться — это тоже «красный флаг». С таким сотрудником вы вряд ли сможете выстроить доверительные отношения, при которых и вы будете относиться к нему и его работе с уважением, и он всегда будет действовать в интересах компании. 

Еще один важный момент, который стоит прояснить на старте: какая у человека мотивация. Если он хочет расти, чтобы в будущем стать главбухом и аудитором, — это одно. А если ему важно просто заработать денег, то это не то поприще.

В бухгалтерской сфере деньги не льются как из рога изобилия, при этом здесь много ответственности и нужно постоянно учиться. Если человек этого не осознает и его цель — сугубо финансовая, от него можно ожидать подвоха. 

Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить

Тщательно подходите к вопросу найма. Помните, что способного человека с небольшим опытом можно «натаскать», но если он допускает грубые ошибки в резюме или неприятен вам как личность — не стоит доверять ему ведение учета.

Выстраивайте здоровые доверительные отношения. Если вы относитесь к своему бухгалтеру и его обязанностям чисто формально, у него вряд ли будет стимул действовать в ваших интересах. 

Не снимайте с себя всю ответственность и не отдавайте бухгалтеру полный доступ к системе «Банк-Клиент». Заверить документ электронной подписью или подтвердить операцию со смартфона можно меньше чем за минуту — зато вы всегда будете в курсе, куда и почему уходят деньги. 

Не забывайте про контроль со стороны. Запрашивайте сверки с налоговой, чтобы убедиться, что у вас нет долга или переплаты, и обращайтесь к консультантам для проведения внешнего аудита. 

При невозможности самому искать и контролировать главбуха обращайтесь в надежные бухгалтерские компании. В частности, аудитор всегда может порекомендовать проверенного подрядчика для ведения бухучета. 

Посещайте курсы для предпринимателей и собственников бизнеса по организации контроля и учета финансов на предприятии.